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PRESUPUESTO DE VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR: Pronósticos de ventas, técnicas subjetivas y cuantitativas de pronósticos.  Elaboración de presupuesto de ventas. Presupuesto de cuentas por cobrar

(FUENTE: MENDOZA ROCA, Calixto. Presupuestos para empresas de manufactura. Ediciones Uninorte) Las ventas constituyen la principal fuente de ingresos de una empresa, por lo tanto, es de vital importancia elaborar un presupuesto de ventas realista y consistente con los objetivos que se desean alcanzar. PRESUPUESTO DE VENTAS: El presupuesto de ventas es el primer presupuesto que se prepara en una empresa y debe estar fundamentado en un pronóstico de ventas. Como su nombre lo indica, el presupuesto de ventas relaciona los ingresos provenientes de las actividades de la empresa durante un período determinado.  Debido a que las empresas manufactureras y comerciales se dedican a la venta de productos tangibles, el presupuesto de ventas está determinado por el volumen de unidades que se espera vender, mientras que en una empresa de servicios, los ingresos están determinados por la cantidad de servicios que la compañía espera prestar en un período. El presupuesto de ventas constituye un elemento fundamental para el estado de resultados proyectado, ya que proporciona la información relacionada con los ingresos provenientes de las ventas, los cuales son el pilar fundamental del estado de resultados presupuestado. PRONÓSTICO DE VENTAS: “Después de analizar los datos correspondientes a la accidentalidad de tránsito en una carretera del departamento, la Oficina Distrital de Tránsito pronosticó la ocurrencia de cinco accidentes durante el mes, sin embargo, se produjeron diez accidentes los siguientes diez días” Lo que se puede aplicar a la predicción de la accidentalidad futura también es aplicable al comportamiento futuro de las ventas de un negocio.  Aunque los avances tecnológicos de los últimos años han mejorado sustancialmente los pronósticos financieros, no se puede dejar de lado que el comportamiento de las ventas futuras depende en gran parte de las conjeturas.  La predicción de las ventas para un período presupuestado es lo que se denomina pronóstico de ventas. Un pronóstico de ventas realista y bien fundamentado constituye el pilar fundamental para realización para la realización de un plan presupuestario sólido para una empresa.  Lo anterior se debe a que una vez se ha calculado el pronóstico de ventas, la empresa está en capacidad de hacer el presupuesto de ventas, producción, uso, costo, y compra de materiales, mano de obra, costos indirectos, costos de productos vendidos, los presupuestos de gastos y los estados financieros. El pronóstico de ventas se puede denominar como la base fundamental en el proceso de presupuestación, porque en la elaboración del plan presupuestario, el pronóstico de ventas es el primer paso; los demás se constituyen a partir de ese pronóstico. ASPECTOS QUE AFECTAN EL PRONÓSTICO DE VENTAS Variables económicas Cuando la economía entra en un estado de recesión, se dispara la tasa de desempleo,  y disminuye el ingreso per cápita. Lo anterior conlleva a que se modifiquen los patrones de ahorro y compra de los consumidores.  El  problema radica en que la economía puede entrar o salir de la recesión sin que durante un largo período las empresas se percaten de ello. Por esto, la empresa puede formular su pronóstico de ventas para el período que se va a presupuestar desconociendo totalmente cómo será el comportamiento real de la economía durante el período que va a cubrir el presupuesto. Situación de la industria Es necesario hacer un análisis del sector industrial al que pertenece la empresa para determinar si dicho sector está creciendo si se ha mantenido estable, o si, por el contrario, se encuentra en decadencia. En este caso, la condición de la economía en general no es un buen indicador, porque puede ser que la economía en general se encuentre saludable, pero determinado sector económico esté en crisis, o que la economía se encuentre en crisis pero determinado sector esté en buenas condiciones.  De ahí la necesidad de hacer el análisis específico del sector de la industria al que pertenece la empresa. Conocimiento de los planes de la competencia Todas las empresas normalmente evitan que sus planes sean conocidos por la competencia; por lo tanto, todas ellas hacen sus pronósticos de ventas sin información que pueda tener gran impacto en las ventas que se están pronosticando. Este desconocimiento de los planes de la competencia es la causa de que los pronósticos en muchas empresas sean por lo general imprecisos. Impacto tecnológico En algunos sectores de la industria, el desarrollo tecnológico puede tener gran impacto en el pronóstico de ventas. Aunque es posible que en algunos sectores el impacto tecnológico sea muy bajo y en algunos casos casi ni exista, para otros si tiene gran impacto;  por lo tanto, se debe tomar en cuenta cual es el desarrollo tecnológico existente y determinar cómo puede influir en la demanda de los productos de la empresa. Políticas gubernamentales Esta es otra variable que juega un papel determinante en el pronóstico de ventas, en la medida que se establezcan políticas restrictivas en cuanto a la producción de determinado producto, importación de insumos y materias primas necesarias para la producción, liberación de las importaciones de productos, etc. Por estas razones es necesario estar al tanto de los manejos políticos si se quiere si se quiere formular un pronóstico de ventas acorde con la situación actual del país. Aunque los factores descritos anteriormente no son las únicas variables que tienen impacto en el pronóstico de ventas, se considera que son las más relevantes, por lo tanto son las que más influencia ejercen en la formulaciíon de un pronóstico de ventas realista y consistente. TÉCNICAS PARA CALCULAR EL PRONÓSTICO DE VENTAS Los métodos para el cálculo de pronósticos se pueden clasificar en cualitativos, que son los que se fundamentan en opiniones o criterios, y s cuantitativos, que son los que se desarrollan mediante la utilización de métodos estadísticos. TÉCNICAS CUALITATIVAS PARA CALCULAR EL PRONÓSTICO DE VENTAS Estas técnicas se fundamentan en la experiencia del personal que trabaja en ventas, su criterio y conocimiento del mercado. Cuando se utiliza esta técnica, los resultados se pueden polarizar, pasando de muy buenos a muy malos. Las técnicas subjetivas se agrupan en las siguientes categorías: 1.      Método de juicio: Los métodos más comunes que se basan en el juicio del personal de ventas son: a)      - Las opiniones de los ejecutivos b)      - El método Delphi c)      - El compuesto de la fuerza de ventas a)    La opinión de los ejecutivos: Es la forma más sencilla de calcular un pronóstico, ya que se basa simplemente en una encuesta de la opinión ejecutiva, es decir, se recopila el concepto de los ejecutivos más importantes y después se promedia la opinión de cada uno para obtener el pronóstico de ventas.  Lógicamente, en algunos casos esas opiniones son fundamentadas en datos y en otros se basan solamente en la intuición. De todas formas, es mejor tener una opinión por consenso que el criterio de una sola persona. Entre las ventajas de este método se destaca que la predicción se puede hacer fácil y rápidamente y no es costoso. Entres sus desventajas se pueden citar las siguientes: -          Es muy subjetivo y está basado en opiniones personales no sustentadas con hechos. -          Muchas veces los ejecutivos que emiten sus opiniones laboran en áreas que no tienen mucho contacto con el mercado. b)    Método Delphi: Este procedimiento es una versión modificada del método anterior, y se basa en el consenso de un grupo de expertos. Las opiniones se emiten en forma anónima y se van conciliando hasta que se llega a un acuerdo, sin que haya un predominio de ningún individuo en particular. c)     Compuesto de la fuerza de ventas: Este enfoque se basa en el estimado de las ventas futuras que cada vendedor espera realizar en su territorio. No obstante, este pronóstico debe ser depurado y comparado con los pronósticos procedentes de otras fuentes. Entre las ventajas que presenta este método se pueden mencionar las siguientes: -          Los responsables del pronóstico son los encargados de vender -          Los vendedores tienen un conocimiento especializado del mercado -          Los vendedores tienen mayor confianza en su cuota de ventas, ya que han sido partícipes del pronóstico de ventas -          Permite elaborar estimados por clientes, productos y territorios. Entre las principales desventajas se pueden señalar las siguientes: -          Cuando los vendedores no tienen la suficiente capacitación, los pronósticos suelen ser muy optimistas o muy pesimistas. -          Es posible que los vendedores deliberadamente bajen su pronóstico para alcanzar más fácilmente la meta de ventas. -          Por lo general, sus pronósticos se basan en las condiciones presentes y no toman en cuenta las futuras perspectivas de la empresa. -          Muchas veces, los vendedores tienden a ser optimistas, los cual los lleva a hacer pronósticos desbordados de la realidad. 2.      Método de conteo: Estos son métodos que van más allá de la simple tabulación de las respuestas de los ejecutivos o del conteo de las compras o los compradores. Los métodos de conteo son: Encuesta sobre la intención de compra de los clientes y los mercados de prueba. Encuesta sobre la intención de compra de los clientes: Esta técnica se basa en la toma de una muestra de los clientes para preguntarles sobre la intención de compra de los productos de la empresa durante un período específico de tiempo.  Luego todas las respuestas se concilian en un solo pronóstico. Generalmente, los pronósticos se descomponen por productos, pero también se puede hacer una proyección por cliente o por territorio.  Este es un método especialmente importante para empresas industriales, ya que sus clientes, por lo general, tienden a estar plenamente identificados y son pocos en número; proyectan sus requerimientos de compra con bastante anticipación; por lo general cumplen con sus intenciones de compra. Este método presenta, entre otras, las siguientes ventajas: -          EL pronóstico prácticamente es realizado por los que realmente usan los productos -          El pronóstico se hace en forma rápida y económica -          La investigación arroja una buena predicción de las intenciones de compra de los clientes Este las desventajas de este método se tienen las siguientes: -          La técnica es costosa y lleva tiempo cuando el número de clientes es elevado -          Las intenciones de compra de los clientes pueden ser inexactas -          Algunas veces los clientes no prestan su cooperación -          La demanda de bienes industriales generalmente está en función de la demanda de bienes de consumo. Mercado de prueba: Consiste en hacer un ensayo en un mercado limitado, con la intención de obtener retroalimentación de los consumidores antes de lanzar el producto al mercado. Este método se utiliza cuando se trata de un producto nuevo y se carece de datos históricos sobre las ventas.  En este método se requiere demasiado tiempo, es costoso y proporciona a la competencia información que puede utilizar para distorsionar los resultados. TÉCNICAS CUANTITATIVAS PARA CALCULAR EL PRONÓSTICO DE VENTAS Los métodos cuantitativos para pronosticar, ampliamente utilizados por las empresas, son métodos matemáticos de análisis de información. En general, estos métodos son utilizados para pronosticar las ventas, basándose en la información histórica, ya sea de la propia empresa o del mercado en general.  La elección del método a utilizar es fundamental a los fines de obtener un resultado razonable que muestre un futuro factible de ser cumplido. En general pueden encontrarse estos métodos en cualquier bibliografía referida al tema, razón por la cual nos abocaremos a explicar cómo utilizar dos de los métodos más comúnmente usados en las empresas: Método de los Promedios Móviles y el Estudio de la Tendencia.  Estudio de la Tendencia: Basándonos en la información de cómo han venido evolucionando las ventas durante los últimos años, podemos llegar a estimar el volumen de ventas del próximo período. Considerando dicha evolución en el largo plazo, ésta está representada por una recta, razón por la cual deberemos trabajar con la ecuación de la recta y los mínimos cuadrados para encontrar los distintos coeficientes: ordenada al origen y pendiente:  Ecuación de la recta: y = a + bx  Sin entrar en demostraciones matemáticas, si aplicáramos el método de los mínimos cuadrados llegaríamos a las fórmulas que finalmente necesitamos:           a = Sy / n       b = SXy / SX2   siendo:          y = Ventas de períodos anteriores          n = Número de períodos          X = Coeficiente Vayamos a un ejemplo práctico: Cantidad de años a considerar impar  Supongamos una empresa con información desde el año 2001 a 2011, queriendo conocer cuál sería la tendencia para el 2012.  En el cuadro siguiente puede verse cómo se armaría la tabla para calcular los totales en base a los cuales calcularemos a y b.  El coeficiente X, dado que la cantidad de años a analizar “n” es impar (n = 11), se obtiene de la siguiente forma:           0 para el año que se encuentra exactamente a la mitad, en este caso año 6, es decir, 2006          Para cada año anterior se resta 1 (uno) y para cada posterior se suma 1 (uno) Para cada año anterior se resta 1 (uno) y para cada posterior se suma 1 (uno) En función de las fórmulas mencionadas obtendremos.           a = 9.184 / 11 = 834.90       835          b = 4.971 / 110 = 45.19     45 En el año 2012, es decir para y = 6 (coeficiente que le correspondería al año 2012), las ventas serían: Y=a +bx           y = 835 + 45 x 6 = 1.105 El analista será el responsable de decidir la cantidad de períodos a considerar en función no sólo de las ventas en sí sino de todas las variables que han tenido influencia en las variaciones de las ventas año a año (períodos de recesión, hiperinflación, cambio de regulaciones, desregulación de mercados, devaluaciones, etc.).  Vayamos a otro ejemplo práctico: Cantidad de años a considerar par  Supongamos una empresa con información desde el año 2002 a 2011, queriendo conocer cuál sería la tendencia para el 2012.  En el cuadro siguiente puede verse cómo se armaría la tabla para calcular los totales en base a los cuales calcularemos a y b.  El coeficiente X, dado que la cantidad de años a analizar “n” es par (n = 10) se obtiene de la siguiente forma:  En este caso no existe un año medio. El año que corresponde al total de años dividido dos (2), llevará coeficiente –1 mientras que el que le sigue llevará coeficiente 1. El resto de los años, hacia atrás y hacia adelante, llevarán el coeficiente menos dos o más dos, según corresponda.          a = 8.776  / 10  = 877,6       877           b = 5.246 / 330 = 15.90       16  En el año 2012, es decir para y = 11 (coeficiente que le correspondería al año 2012), las ventas serían: Y=a+bx  y = 877 + 16 x 11 = 1.053 Como se mencionara anteriormente, siempre se debe contrastar el resultado de esta proyección con la realidad de la empresa y los posibles factores, tanto internos como externos, que pueden influir en el desarrollo y operatoria de la misma. Si bien toda estimación no deja de ser justamente una estimación, la empresa tendrá un excelente dato para planificar sus acciones futuras. MÈTODO DE PROMEDIOS MÓVILES: Es un método estadístico que se fundamenta en el promedio de las ventas para varios períodos mensuales de tal forma que los valores superior e inferior se hagan menos extremos. Cuando se utiliza esta técnica, a medida que los datos de venta de un nuevo período se suman al promedio, se elimina del total de los datos el período más antiguo;  así, para cada período se calcula un nuevo promedio, el cual viene a constituir el promedio móvil.  En la utilización de este promedio, entre más períodos se utilicen, menos sensible es el período. Para el cálculo del promedio móvil se puede utilizar la siguiente fórmula: Donde: Pt+1   =  Pronóstico de ventas para el siguiente período Vt      =  Ventas del período presente Vt-1   =  Ventas del período anterior n       =   Número de períodos que comprende el período móvil Por ejemplo, utilicemos la siguiente información correspondiente a las ventas mensuales de un año, para el cálculo del promedio móvil, tomando períodos de tres y seis meses. Pronóstico de ventas utilizando promedios móviles:                                   (Completar el cuadro) EJERCICIO MODELO La empresa manufacturera “Majeda Ltda.” Elabora productos denominados producto A y producto B, los cuales distribuye en el mercado nacional a través de un distribuidor mayorista, que a cambio de una comisión se encarga de distribuir toda la producción. La empresa espera en un futuro cercano introducir sus productos en el mercado andino, para lo cual se encuentra trabajando arduamente. Por el momento le interesa descubrir cuáles son las oportunidades que se presentan y las amenazas que debe enfrentar, y además determinar cuáles son sus fortalezas y debilidades. Para cumplir con este propósito se ha preparado un diagnóstico estratégico de la misma, cuyo resultado se resumen en las siguientes matrices: DIAGNOSTICO EXTERNO:                  (TOMADO DE: MENDOZA ROCA, Calixto. Presupuestos para empresas de manufactura. Ediciones Uninorte) DIAGNÓSTICO INTERNO:                  (TOMADO DE: MENDOZA ROCA, Calixto. Presupuestos para empresas de manufactura. Ediciones Uninorte) Con base en el análisis estratégico la empresa establece sus políticas y estrategias y los objetivos que se deben alcanzar a través del presupuesto y establece los incrementos tanto en las unidades que planea vender como en los precios de venta. Después de haber descrito los aspectos relevantes en torno al pronóstico y presupuesto de ventas, se procederá a elaborar el presupuesto para la empresa manufacturera “Majeda Ltda.” Información necesaria para el presupuesto: INFORMACIÓN PRODUCTO A PRODUCTO B Unidades vendidas año 00      7.500     6.200 Precio de venta año 00 $ 20.000 $ 25.000 Variables que se van a considerar para presupuestar las ventas en el año 01: Porcentaje de incremento propuesto en el precio de venta 15% Porcentaje de incremento considerado en unidades vendidas 25% De acuerdo con el comportamiento histórico de las ventas se ha determinado el siguiente porcentaje de ventas en promedio para el primer trimestre del año: Enero 10%                     Febrero   9%                   Marzo   8% Disponiendo de esa información se puede proceder a la elaboración del presupuesto de ventas, de la siguiente manera: 1.      Se calculan las unidades presupuestadas para venta en el año 01: Ventas presupuestadas producto A:   7.500 unidades + 7.500 * 0,25   =  9.375 unidades Ventas presupuestadas producto B:   6.200 unidades + 6.200 * 0,25   =  7.750 unidades 2.      Se estima el precio de ventas para el año 01: Precio de ventas producto A:   20.000 unidades + 20.000 * 0,15   =  $23.000 Precio de ventas producto B:   25.000 unidades + 25.000 * 0,15   =  $28.750 Una vez estimado el número de unidades que se espera vender de cada uno de los productos, y calculado el precio de venta propuesto, el presupuesto se presenta de la siguiente forma: COMPAÑÍA INDUSTRIAL “MAJEDA LTDA.” PRESUPUESTO DE VENTAS AÑO 01 ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO: Ventas en unidades producto A y Producto B: Se estiman tomando las ventas presupuestadas para cada producto  y multiplicándolas por el porcentaje de ventas estimado para cada uno de los meses que se van a presupuestar: Precio de ventas del producto A y producto B: El precio de venta de los productos se estimó con anterioridad. Valor de las ventas del producto A y de l producto B: Se obtiene multiplicando las unidades presupuestadas para la venta por el precio de venta propuesto para cada producto. Ventas totales: Se obtienen sumando las ventas del producto A más las ventas del producto B: Impuesto a las ventas: Se le aplica al total de las ventas la tarifa del impuesto, que es el 16% Retención en la fuente: Se toman las ventas totales y se aplica la tarifa de la retención en la fuente para compra/venta de mercancías, que es del 3,5% Ingresos netas por ventas: Se calculan tomando el valor de las ventas totales, sumándoles el impuesto a las ventas y restándole la retención en la fuente: Cabe anotar aquí que aunque se presenta el presupuesto para un trimestre, el mismo debe comprender un período de un año, discriminado mes por mes, debido a que como ya sabemos, el presupuesto es un elemento de control, y el control de las operaciones de la empresa se debe realizar mensualmente, porque un control trimestral puede resultar extemporáneo. PRESUPUESTO DE CUENTAS POR COBRAR YCOBRANZAS Normalmente dentro del giro de los negocios, las empresas no venden la totalidad de sus productos de contado, sino que, por el contario, gran parte de las ventas se realizan por el sistema de crédito. Las empresas pueden conceder crédito a otras empresas o personas naturales. Las cuentas por cobrar surgen prácticamente de las ventas a crédito. Mantener las cuentas por cobrar puede garantizarle a una empresa la conservación de los clientes, dependiendo de una serie de factores que son analizados antes de realizar cualquier negociación a crédito; entre estos factores se pueden mencionar los siguientes: 1.      Las características generales de la empresa que está solicitando el crédito, tales como el tiempo de constitución, ubicación geográfica, quiénes son los socios o propietarios, etc. Cuando se trata de una persona natural, se debe solicitar información sobre su empleo, lugar de residencia y tiempo de permanencia, etc. 2.      Los aspectos financieros relacionados con liquidez, capacidad de pago, etc., de la empresa o persona a la que se le espera conceder el crédito. De acuerdo con el análisis de los factores mencionados, la empresa determina los cupos de crédito y plazos que se le concederán a los clientes.  Se debe tener en cuenta que entre mayor sea el plazo que se le conceda a los clientes para cancelar las compras, mayor puede ser el volumen de ventas que alcance la empresa, pero se corre el riesgo de que se aumente la proporción de las cuentas incobrables y los gastos de las cobranzas. Algunas empresas para aumentar los plazos de los créditos recurren a un análisis de costos – beneficio, comparando los costos que implica la inversión adicional, tanto financiera como operativa, con las utilidades marginales que se derivan de un mayor volumen de ventas. De todas formas, las empresas deben desarrollar procedimientos de cobranza adecuados, tendientes a minimizar el riesgo de de mantener una cartera demasiado alta, disminuir el número de días promedio en que pagan los clientes y aumentar la rotación de cartera. Cuando se trata de presupuestar el monto de las cuentas por cobrar, existen diferentes procedimientos, dependiendo del plazo que la empresa conceda a sus clientes. Así, algunos negocios esperan recuperar la totalidad de sus cuentas por cobrar en el mes inmediatamente siguiente al mes en que se otorgó el crédito: otros esperan recuperar el cincuenta por ciento, otros esperan recuperar el monto de las ventas a crédito a los cuarenta y cinco o sesenta días. En nuestro caso, para presupuestar el valor de las cuentas por cobrar y el recaudo por concepto de ventas a crédito, se utilizará el siguiente procedimiento: EJERCICIO MODELO De acuerdo con este procedimiento, se procederá ahora a la elaboración del presupuesto de cuentas por cobrar y cobranzas de la compañía industrial “Majeda Ltda.” Información necesaria para el presupuesto: Saldo de cuentas por cobrar a diciembre 31 del año 00:    $10.501.920 Variables que se deben considerar para la elaboración del presupuesto: Porcentaje de ventas al contado                         40% Porcentaje de ventas a crédito                            60% Plazo promedio concedido a los clientes            30 días Tomando esa información como base se calcula el valor de las ventas que se esperan efectuar a crédito durante cada mes, lo cual se hace de la manera siguiente: Ventas a crédito: Ventas a crédito acumuladas: Disponiendo de esta información, el presupuesto se elabora de la siguiente forma:        Días acumulados: Se obtienen sumando los días correspondientes a cada mes, considerando siempre meses de 30 días. Saldo inicial de cuentas por cobrar: El saldo correspondiente al mes de enero es el mismo que quedó a diciembre 31 del año anterior, y que debe estar consignado en el balance general de la empresa en esa fecha.  Las cuentas por cobrar iniciales de febrero y marzo son las que nos quedaron al final de enero y febrero, respectivamente. Observe que las cuentas por cobrar el final de un período son las cuentas por cobrar al iniciar el período siguiente. Ventas a crédito del período: Esos valores se habían calculado previamente a la elaboración del presupuesto. Saldo final de cuentas por cobrar: Se obtiene utilizando el procedimiento utilizado anteriormente, es decir, asumiendo que el saldo final de las cuentas por cobrar es igual al plazo promedio concedido a los clientes para que cancelen multiplicado por las ventas a crédito acumuladas en el período y dividiendo entre los días acumulados del período.  El saldo representa lo que queda pendiente de cobro en cada período y deben aparecer en el balance general. Saldo final de cuentas por cobrar: Enero       :  (30 días * $29.602.294) / 30 días  =  $ 29.602.294 Febrero    :  (30 días * $56.250.956) / 60 días  =  $ 28.125.478 Marzo      :  (30 días * $79.926.581) / 90 días  =  $ 26.642.194 Recaudo de cuentas por cobrar: Representa lo que se recauda por concepto de las ventas a crédito y se obtiene tomando el saldo inicial de las cuentas por cobrar, sumándole las ventas a crédito del período y restándole el saldo final de las cuentas por cobrar. Estos valores deben aparecer en el presupuesto de efectivo como ingresos del período. Recaudo de cuentas por cobrar: Enero       :  10.501.960  +  29.602.294  -  29.602.294   =  $ 10.501.920 Febrero    :  29.602.294  +  26.648.662  -  28.125.478   =  $ 28.125.478 Marzo      :  28.125.478  +  23.675.625  -  26.642.194   =  $ 25.158.910 Total       :  10.501.960  +  79.926.581  -  26.642.194   =  $ 63.786.307 Anexo: Por último, al totalizar el presupuesto se debe tener presente que las cuentas por cobrar iniciales corresponden a las del primer mes presupuestado y las cuentas por cobrar finales son las correspondientes a las del último mes presupuestado (como el presupuesto comprende un año, deben ser las del mes de enero y diciembre respectivamente).